In der zentralen Dokumenten- und Historienverwaltung können alle Arten von Dateien verwaltet werden.

Anhand von Vorlagen werden diese automatisch von HAPRO angelegt und kategorisiert. Es können aber auch externe Dateien in der Dokumentenverwaltung hinterlegt werden, einfach und komfortabel per Drag & Drop. Somit haben Sie und alle anderen Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen einen lückenlosen Überblick zu Ihren Kunden und Projekten / Objekten und sind jederzeit auf dem aktuellsten Stand.

Interne Dokumente

• Von HAPRO erzeugte Dokumente wie Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen usw. werden als *.doc mit den jeweiligen Modulen verknüpft. D. h. jeder Anwender hat den vollen Überblick über alle Vorgänge (natürlich nur, wenn er auch die nötigen Berechtigungen besitzt).
• Mit Hilfe der HAPRO-Assisten können ebenfalls kontrolliert Besuchsberichte oder Dokumente angelegt und mit vorhandenen Daten aus der Datenbank automatisch befüllt werden.
• Der Vertrieb kann über die Replikation alle Dokumente bzw. Dateien erhalten und somit komplett offline arbeiten.

Externe Dokumente

• In HAPRO können auch Verknüpfungen zu externen Dateien angelegt werden. Somit können z. B. Zeichnungen oder Projektpläne verknüpfen werden und Sie sind immer auf dem aktuellsten Stand.
• Alle Dateien, die mit dem Explorer geöffnet oder verschoben werden können, sind für die HAPRO-Dokumentenverwaltung geeignet. D. h. sobald Sie ein beliebiges Dokument auf Ihrem PC anschauen bzw. bearbeiten können, kann dieses Dokument auch von der HAPRO-Dokumentenverwaltung verwaltet werden. 

Adresse & Projekt / Objekt

• Zu jeder Adresse, Projekt / Objekt usw. existiert ein Dokumentenarchiv. D. h. alle Dateien sind mit den jeweiligen Adressen verknüpft. Schreiben Sie z. B. einen Brief aus einem Projekt A an Empfänger X, dann finden Sie dieses Dokument sowohl bei dem Projekt A, als auch bei dem Empfänger X wieder.
• HAPRO unterstützt alle modernen Kommunikationsmöglichkeiten. Auch E-Mails können direkt aus dem Projektmodul heraus erzeugt und versendet werden.
• E-Mails, die Sie empfangen haben, oder solche welche direkt aus MS-Outlook erzeugt und versendet worden sind, können je Arbeitsplatz in die Dokumentenverwaltung importiert werden. HAPRO durchsucht alle Adressen und weist jede E-Mail, deren Absender bekannt ist, der entsprechenden Adresse zu.
• Alle Informationen wie Briefe, Historien, Besuchsberichte, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Zeichnungen, Tabellen usw. finden Sie bei der entsprechenden Adresse oder bei dem Projekt / Objekt wieder.